1. Grundsatz
Bildmaterial (Fotos, Dias, Ektacrome etc.) aus dem Eigentum der Stiftung wird gewerblichen und anderen Nutzern nur vorübergehend zur Reproduktion und für einen bestimmten Zeitraum überlassen. In Ausnahmefällen können schwarz/weiß- und Farbabzüge verkauft werden.
2. Zuständigkeit
Zuständig für die Überlassung von Bildmaterial zur Reproduktion ist die Abteilung Schlösser.
3. Vereinabrung über die Überlassung
3.1 Die Überlassung erfolgt im Rahmen einer schriftlichen Vereinbarung über ein angemessenes Nutzungshonorar und den Ersatz der für die Stiftung entstehenden Kosten.
3.1.1 Nutzungshonorar
3.1.1.1 Bei der Vereinbarung des Nutzungshonorars ist von den Preisempfehlungen der Mittelstandsgemeinschaft Foto-Marketing in der jeweils geltenden Fassung auszugehen.
3.1.1.2 Bei der Entscheidung, welches Honorar angemessen ist, sind Art und Umfang der Nutzung (Medium, Auflagenhöhe, Abbildungsgröße, Verbreitungsgebiet etc.) zu berücksichtigen.
3.1.1.3 Von der Erhebung eines Nutzungshonorars kann in folgenden Fällen ganz oder teilweise abgesehen werden:
- Bei Reproduktionen von geringem Umfang,
- bei Reproduktionen in wissenschaftlichen Publikationen bis zu einer Auflage von 1000 Exemplaren,
- bei Reproduktionen in Diplom- und Magisterarbeiten sowie Dissertationen,
- soweit die Reproduktion einer angemessenen Werbung für die Stiftung dient, insbesondere bei im Auftrag der Stiftung durch Dritte herausgegebenen Publikationen,
- wenn im Rahmen der Zusammenarbeit mit anderen öffentlich-rechtlichen Einrichtungen oder mit anderen der Öffentlichkeit dienenden Institutionen hinsichtlich der gewährten Kostenfreiheit Gegenseitigkeit besteht.
3.1.1.4 Ein Nutzungshonorar wird nicht erhoben für
- aktuelle Berichterstattungen,
- Berichterstattungen, bei denen insbesondere aus zeitgeschichtlichem Anlass ein öffentliches Interesse besteht,
- für Filme der Hochschulen für Fernsehen und Film und von vergleichbaren staatlichen oder staatlich geförderten Einrichtungen.
3.1.2 Kostenersatz
Ein Kostenersatz wird für alle durch die Überlassung verursachten Ausgaben erhoben. Hierzu zählen insbesondere Fotografen- und Versandkosten, auch Film- und Papierkosten. Diese Kosten werden sofort in Rechnung gestellt; i.d.R. wird Vorauskasse verlangt.
Hinzu kommen solche Bearbeitungskosten, die durch das Heraussuchen der Fotos, Motive usw. sowie durch direkte Bearbeitung entstehen. Diese Kosten werden als pauschalierte Beträge erhoben und wie folgt festgesetzt:
1-5 Bilder: 20,00 EUR
6-15 Bilder: 26,00 EUR
16-30 Bilder: 38,00 EUR
31-50 Bilder: 51,00 EUR
3.1.3 Fälligkeit
Das Nutzungshonorar ist, soweit nicht der Besteller bereits vorher die Leistung anbietet, zu erheben, wenn die Reproduktion veröffentlicht ist. Das Nutzungshonorar ist sofort mit der Auslieferung der Fotoarbeiten zu erheben, wenn Anlass besteht zu der Annahme, dass die Stiftung von der Veröffentlichung keine Kenntnis erhält oder die Erhebung des Honorars auf Schwierigkeiten stoßen wird. Dies gilt grundsätzlich bei Auslandsaufträgen.
Auf Antrag kann das Nutzungshonorar nach Abzug eines angemessenen Bearbeitungsentgeltes (für die Rückerstattung) zurückgezahlt werden, wenn eine Reproduktion nicht erfolgt.
3.2 Ferner sind folgende Vereinbarungen zu treffen:
3.2.1 Die Aufnahmen dürfen nur für einen bestimmten- und im voraus genau festgelegten Verwendungszweck benutzt werden. Jede weitere Verwendung, inkl. einer späteren Wiederholung der Verwendung, bedarf der ausdrücklichen vorherigen schriftlichen Zustimmung der Stiftung und ist erneut honorarpflichtig.
3.2.2 Das Bildmaterial darf ohne schriftliche Zustimmung der Stiftung nicht reproduziert, dupliziert, digitalisiert oder kopiert oder auf andere Weise genutzt werden.
3.2.3 Die Weitergabe von Bildmaterial der Stiftung bzw. die Übertragung des Reproduktionsrechts an Dritte ist untersagt.
3.2.4 Bei allen Verwendungen von Aufnahmen der Stiftung muss der genaue Urheber- und Herkunftsnachweis (Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg, Bildarchiv, Name des Fotografen) angegeben sein. Bei Verwendung von Aufnahmen in Druckerzeugnissen sind grundsätzlich jeweils zwei unentgeltliche Belegexemplare zur Verfügung zu stellen.
3.2.5 Bestehende Persönlichkeits- und Urheberrechte müssen vom Verwender beachtet und ggf. notwendige Erlaubnisse, Genehmigungen, Zustimmungen usw. gesondert eingeholt und abgegolten werden.
3.2.6 Bei Missachtung der Vertragsbedingungen, verspäteter Rückgabe des Bildmaterials sowie bei dessen Beschädigung oder Verlust werden zusätzliche Nutzungshonorare/Vertragsstrafen in folgender Höhe erhoben:
- Bei fehlendem oder falschem Herkunftsnachweis erhöht sich das Nutzungshonorar um 100%.
- Bei Missbrauch des gelieferten Bildmaterials erhöht sich das Nutzungshonorar um 500%.
- Bei verspäteter Rückgabe des Bildmaterials fallen pro Monat und Aufnahme 8,00 EUR für schwarz/weiß-Vorlagen und 15,00 EUR für Farbvorlagen und Originale an.
Für beschädigtes oder verlorenes Bildmaterial ist Schadenersatz zu leisten, und zwar 102,00 EUR pro schwarz/weiß-Vorlage und 256,00 EUR pro Farbvorlage. Ein weitergehender Schadensersatzanspruch ist dadurch nicht ausgeschlossen. Die Höhe richtet sich nach Art und Zustand des Bildmaterials sowie nach den Kosten der Wiederbeschaffung. Durch Zahlung eines Schadensersatzbetrages erwirbt der Verwender weder Eigentum noch Rechte an diesem Bildmaterial.
4. Inkrafttreten
Die Richtlinien treten mit Beschluss des Stiftungsrates in Kraft. Der Stiftungsrat hat die Richtlinien am 03.12.1998 beschlossen. Erste Änderung durch Beschluss des Stiftungsrates vom 10.12.2001.
