Assistentin oder Assistent für das Projekt E-Akte (m/w/d)

Die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg betreut heute mit mehr als 500 Mitarbeitern einzigartige Zeugnisse der Kunst-, Kultur- und Architekturgeschichte in Brandenburg und Berlin. Mehrere Millionen Menschen aus aller Welt besuchen jedes Jahr die in weiten Teilen zum UNESCO-Welterbe gehörenden Schlösser und Parklandschaften.

Wir suchen für die Abteilung Generalverwaltung zum 01.04.2020, zunächst befristet für 4 Jahre

eine Assistentin oder einen Assistenten für das Projekt E-Akte (m/w/d)

Entgeltgruppe 9b TV-L Ost mit 1,0 der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit, befristet

Ihre Aufgaben:

    • Unterstützung des Projektleiters bei der Bearbeitung seiner Projektaufgaben
    • Zusammenstellung und Dokumentation aller für die Ist-Analyse notwendigen SPSG-Dokumente, Prozesse und Verfahren
    • Projektorganisation und -kommunikation: Aufbereiten der Unterlagen für die Projektpartner und Projektgruppenmitglieder; Vor- und Nachbereitung der Projektgruppensitzungen und Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der SPSG
    • Dokumentation der Projektgruppenarbeit und Titelverwaltung (in Auftrag des Projektleiters)
    • Vorbereiten von Einführungsveranstaltungen
    • Feinkonzeptionierung basierend auf der Ist-Analyse und auf Grundlage des Rahmenkonzeptes und den Beschlüssen der Projektgruppe
    • Ausschreibung, Vergabe und Zuschlagserteilung für ein geeignetes DMS

      Ihr Profil:

      Muss-Kriterien
      Fachliche Kompetenzen:

      • Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor in Archiv- oder Dokumentationswissenschaften oder ähnlichen Fachrichtungen)
      • Nachweis über einschlägige Praktika oder Berufserfahrung in Verwaltungen und/oder informationswissenschaftlichen Einrichtungen
      • Kenntnisse der Schriftgutverwaltung, Büroorganisation, Aufbau und Organisation von Registraturen

      Methodische, soziale, persönliche Kompetenzen:

      • konzeptionelles Geschick
      • selbständige Arbeitsweise
      • Organisationstalent in Bezug auf Absprachen und die Koordinierung von Arbeitstreffen
      • sorgfältiges und genaues Arbeiten insbesondere bei der Erstellung von projektrelevanten Unterlagen (z. B. Konzepte, Präsentationen, Statusberichte)

      Soll-Kriterien
      Fachliche Kompetenzen:

      • Kenntnisse der Struktur und Aufgaben der SPSG
      • Kenntnisse über Aufgaben, Funktion und Aufbau von Dokumenten-Management-Systemen/E-Akte
      • Verhandlungsführung
      • Monitoring von Schulungsveranstaltungen und Arbeitstreffen

      Methodische, soziale, persönliche Kompetenzen:

      • Fähigkeit zur Selbstorganisation
      • Entscheidungskompetenz
      • Kommunikativ

      Kann-Kriterien
      Fachliche Kompetenzen:

      • Interesse an preußischer Geschichte und Kunstgeschichte

      Methodische, soziale, persönliche Kompetenzen:

      • Erfahrungen bei der Projektarbeit und Projektorganisation

      Wir bieten Ihnen

      • eine tarifgerechte Vergütung nach TV-L
      • die Vereinbarkeit von Beruf und Familie (flexible Arbeitszeiten im Rahmen der bestehenden Dienstvereinbarung)
      • persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fortbildungen
      • ein modernes betriebliches Gesundheitsmanagement
      • 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche
      • eine Jahressonderzahlung
      • eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
      • vermögenswirksame Leistungen nach TV-L

      Haben wir Ihr Interesse geweckt?

      Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (tabellarischer Lebenslauf inkl. beruflichem Werdegang, Zeugnisse, Beurteilungen, Referenzen) richten Sie bitte bis zum 21.02.2020 an

      Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg
      Referat I 1 Personal
      Frau Susen Bull
      Postfach 60 14 62
      14414 Potsdam
      personalreferat(at)spsg.de
      (Anlagen bitte im PDF-Format)

      Bei gleicher Eignung und Qualifikation werden Bewerbungen von anerkannten Schwerbehinderten bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht, da die Stiftung die Unterrepräsentanz von Frauen weiter abbauen möchte. Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich.

      Wir wollen eine möglichst große Chancengleichheit im Auswahlverfahren erreichen und bitten Sie, uns kein Foto Ihrer Person einzureichen.

      Für Rückfragen stehen Ihnen zum Aufgabengebiet Frau Franziska Waltemate (Tel. 0331.96 94-174) und zum Bewerbungsverfahren Frau Susen Bull (Tel. 0331.96 94-683) zur Verfügung.

      Hinweis zum Datenschutz

      Wir möchten Sie informieren, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeiten. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 BbgDSG. Aus Kostengründen werden eingereichte Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beigefügt ist. Nach Abschluss des Verfahrens werden alle anderen Bewerbungsunterlagen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet.